Política de Tratamiento de Datos Personales

1 Quién trata sus datos

CertiEdu es una plataforma tecnológica que las instituciones educativas contratan para gestionar carné digital, control de acceso, rutas de transporte escolar, notas, pagos y demás módulos descritos en esta política. En esa relación, la institución educativa es, por regla general, la Responsable del Tratamiento de los datos de sus estudiantes, acudientes y personal — es quien decide qué información recolectar y con qué propósito educativo/administrativo. CertiEdu actúa como Encargada del Tratamiento, procesando esos datos únicamente por instrucción y en nombre de la institución, a través de la infraestructura técnica de la plataforma.

Para los datos que CertiEdu recolecta directamente para su propia operación comercial — por ejemplo, el registro en la lista de espera Beta desde certiedu.com.co o una solicitud de información por WhatsApp/correo — CertiEdu actúa como Responsable del Tratamiento.

2 Qué datos recolectamos

Dependiendo de su rol (acudiente, estudiante, docente, conductor, personal administrativo o de portería) y de los módulos que su institución tenga contratados, podemos tratar:

3 Datos sensibles y datos de menores de edad

Si su institución tiene contratado el módulo de Enfermería, tratamos datos de salud (ficha médica, tipo de sangre, atenciones, permisos de salida médica) — la ley colombiana los clasifica como datos sensibles, que reciben protección reforzada. La fotografía usada para el carné digital también recibe este tratamiento cuidadoso por su naturaleza biométrica.

Para estos datos: (a) se recolectan solo si el colegio activó el módulo correspondiente; (b) no está obligado a autorizarlos para poder usar el resto de la plataforma — negarse no le impide acceder a las funciones que no dependen de ellos; (c) se piden con autorización explícita y separada, nunca implícita dentro de una aceptación general.

La mayoría de los titulares principales de esta plataforma son niños, niñas y adolescentes. Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el interés superior del menor prevalece sobre cualquier otro tratamiento, y la autorización la otorga el padre, madre o acudiente legalmente responsable del estudiante — nunca el menor por sí solo. El estudiante puede consultar su propia información dentro de la app, pero quien autoriza el tratamiento inicial es su acudiente, típicamente durante el proceso de matrícula o admisión.

4 Para qué usamos sus datos

• Prestar los servicios contratados por su institución: carné, control de acceso, transporte escolar, boletines, pagos, comunicaciones, biblioteca, enfermería, matrículas, entre otros.
• Autenticar su acceso a la aplicación y proteger la cuenta.
• Comunicar novedades entre el colegio, los docentes y la familia (circulares, mensajes, notificaciones).
• Procesar pagos de pensión, cafetería, certificados y matrícula, y prevenir fraude en esas transacciones.
• Brindar soporte técnico cuando usted lo solicita.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

5 Con quién compartimos sus datos

No vendemos sus datos personales. Los compartimos únicamente con proveedores que nos ayudan a operar la plataforma, bajo las mismas obligaciones de confidencialidad:

Solo entregamos datos a una autoridad pública cuando la ley colombiana nos obliga a hacerlo.

6 Cómo protegemos sus datos

• Su contraseña nunca se guarda en texto plano — se almacena como un hash irreversible (bcrypt).
• Las credenciales de la pasarela de pagos de cada colegio se cifran en la base de datos (AES-256-GCM).
• Cada colegio está aislado técnicamente del resto — el personal de un colegio no puede consultar datos de otro.
• El acceso a cada función está limitado según su rol (acudiente, docente, portería, administrativo, etc.).
• Registramos un historial de auditoría de eventos de seguridad para poder investigar cualquier incidente.
• Limitamos los intentos de acceso para prevenir ataques automatizados sobre las cuentas.

7 Sus derechos como titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, usted (o el acudiente, si el titular es menor de edad) tiene derecho a:

• Conocer qué datos suyos tenemos y para qué los usamos.
• Actualizar y rectificar datos que estén desactualizados o sean inexactos.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
• Suprimir sus datos cuando ya no exista una obligación legal o contractual de conservarlos.
• Revocar la autorización otorgada, en cualquier momento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que sus datos se están tratando indebidamente.

8 Cómo ejercer sus derechos

Puede escribirnos a info@certiedu.com.co o, si ya tiene cuenta, abrir un ticket de soporte desde la app (Ajustes → Soporte). Atendemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables conforme a lo previsto en la ley cuando la complejidad del caso lo requiera. Si su solicitud involucra a un estudiante menor de edad, debe formularla el padre, madre o acudiente registrado.

9 Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio del documento. Si la modificamos de forma sustancial, se lo notificaremos dentro de la aplicación y le pediremos aceptar la nueva versión antes de continuar usando la plataforma. Los datos personales se conservan mientras dure la relación contractual entre usted, la institución educativa y CertiEdu, y el tiempo adicional que exija la ley.

10 Contacto

CertiEdu Colombia
Correo: info@certiedu.com.co
WhatsApp: +57 323 697 3136
Web: certiedu.com.co